Companion & Kommunikation
Reservierungs- und Anfrage-Lotse
Freitagabend, Service läuft, das Telefon klingelt: eine Tischreservierung für nächste Woche. Der Anruf davor war eine Hochzeitsanfrage, der davor die Frage nach den Öffnungszeiten am Feiertag. Drei völlig verschiedene Anliegen – ein überlasteter Kanal.
Anfrage-Lotse / Angebotsfinder
01Intro
Der Lotse sortiert diese Anliegen, bevor sie das Telefon erreichen: Tisch, Zimmer, Gruppe, Event oder kurze Frage – zwei Fragen auf der Website, und jeder Gast steht am richtigen nächsten Schritt. Die planbare Reservierung geht direkt ins Buchungstool, die Eventanfrage bringt gleich Datum und Gruppengröße mit, die kurzfristige Anfrage bekommt das Telefon (wenn das Team dort Restplätze sieht, die online längst weg wären). Für dich heißt das: weniger Anrufe, die eigentlich eine Reservierung sind, weniger Event-Mails, denen die Hälfte fehlt – und ein Service, der abends Gäste bedient statt Telefonzentrale zu spielen.
Der Lotse ist der Wegweiser VOR der Anfrage – er ersetzt kein Reservierungssystem und keine Event-Beratung. Die vollständige Aufbereitung einer Eventanfrage fürs Team ist ein eigener Baustein (der Eventanfrage-Qualifier); beides zusammen ist stark, beides einzeln funktioniert.
02Demo
Du bist Besucher der Website vom „Gasthaus zur Linde“. Statt eines Kontaktformulars für alles: zwei Fragen. Probier verschiedene Wege durch.
Kein Hexenwerk: Dahinter steht eine Weiche – Fragen mit klaren Abzweigen. Genau deshalb ist Stufe 1 so zuverlässig: keine KI, die raten könnte. Erst wenn Besucher frei formulieren sollen (Stufe 2), ordnet ein Sprachmodell den Einstieg zu – die Weichen bleiben.
Spiel im Tab „ausprobieren“ einen Weg durch – er leuchtet hier auf.
03Ablauf
- 01
Deine Wege sortieren
Was kommt bei euch tatsächlich an – Tische, Zimmer, Gruppen, Events, Kleinfragen? Welche Wege gibt es dafür heute, und wo landen Anliegen falsch? Daraus entsteht die Landkarte, auf der der Lotse führt.
- 02
Die Fragen finden, die wirklich trennen
Meist reichen zwei: Worum geht's, und wann bzw. wie viele? Formuliert, wie Gäste sprechen („Wir sind 25 Leute und suchen was für Julis Geburtstag“) – nicht, wie ein Formular denkt.
- 03
Den Flow bauen und einbetten
Der Lotse wird Teil deiner Website – als geführter Ablauf im Design des Hauses, nicht als Fremd-Widget. An den Stellen, wo Gäste ankommen: Startseite, Speisekarte, Event-Seite.
- 04
Enden verdrahten
Jedes Ergebnis führt wohin: Buchungstool, Gruppen-Kurzformular, Event-Rückruf, Telefon oder WhatsApp. Kein Weg endet im Nichts – und kein Gast landet im Kontaktformular für alles.
- 05
Beobachten und nachschärfen
Nach ein paar Wochen zeigt sich, wo Gäste aussteigen oder anders abbiegen als gedacht. Dann justieren wir Fragen und Wege – der Lotse wird mit echten Gästen besser.
04Ausbaustufen
Der Lotse ist einer der dankbarsten Einstiege überhaupt: Stufe 1 kommt komplett ohne KI aus und entlastet Telefon und Service sofort.
Einstieg: der geführte Weg
Ein regelbasierter Flow mit festen Fragen und klaren Weichen: Tisch, Gruppe, Event, Frage. Zuverlässig, schnell gebaut, sofort messbar.
Ausbau: Freitext versteht
Gäste dürfen einfach drauflosschreiben – eine KI ordnet das Anliegen ein und steigt an der richtigen Stelle in den Flow ein. Die Weichen dahinter bleiben regelbasiert.
Vollausbau: tief verdrahtet
Der Lotse übergibt direkt an Reservierungssystem und Event-Ablauf, passt die Website dem Anliegen an und zeigt dir in einer Auswertung, was Gäste wirklich suchen.
05Technische Umsetzung
- Der Lotse lebt in deiner Website – kein externes Widget-Fenster, kein Fremd-Branding.
- Stufe 1 ist ein Entscheidungsbaum: feste Fragen, feste Weichen. Unspektakulär und genau deshalb zuverlässig – auch im Weihnachtsgeschäft.
- Ab Stufe 2 arbeitet ein Sprachmodell am Einstieg mit: Es ordnet frei formulierte Anliegen ein – die Weichen dahinter bleiben regelbasiert und vorhersagbar.
- Das Datenmodell dahinter: Räume, Kapazitäten, Anfragewege und Kriterien als saubere Struktur – dieselbe Grundlage, auf der später ein FAQ-Assistent oder Knowledge Catalog aufsetzt.
- Übergaben nach Bedarf: Reservierungstool (z. B. OpenTable, resmio), E-Mail, Event-Formular – oder ehrlich das Telefon, wo es der schnellste Weg ist.
- Gebaut wird im Stack deiner Website; für Stufe 2 kommt ein kleines Backend dazu.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.