Companion & Kommunikation
Onboarding-Assistent für neue Mandanten
Ein neues Mandat beginnt fast immer gleich: mit einer Mail, in der die Hälfte fehlt, drei Rückfragen-Schleifen und einem Mandanten, der nicht weiß, was eine Dauerfristverlängerung ist. Dabei ist der Weg für die Kanzlei Routine – nur für den Mandanten ist er neu.
Anfrage-Lotse / Angebotsfinder
01Intro
Der Onboarding-Assistent macht aus diesem Einstieg einen geführten Weg: Zwei, drei Fragen klären, welche Situation vorliegt – Wechsel vom Vorberater, Gründung, private Erklärung – und dann bekommt der neue Mandant genau das, was für seinen Fall zählt: die passende Unterlagen-Checkliste, den Portal-Zugang, den richtigen Termin-Typ. Keine Unterlagen-Wüste, kein Formular für alles. Für die Kanzlei heißt das: Neue Mandate starten vollständig statt löchrig, und die Rückfragen-Schleifen der ersten Wochen fallen weg.
Der Assistent ist der Wegweiser VOR und ZU Beginn des Mandats – er führt durch Organisation, nicht durch Steuerrecht. Fachliche Erstberatung (Rechtsform, Gestaltung) bleibt Gesprächsstoff für den Termin mit der Steuerberaterin.
02Demo
Du bist neuer Mandant der fiktiven „Steuerkanzlei Reiter“. Statt „Rufen Sie uns an“: zwei Fragen – und du weißt, welche Unterlagen und Schritte für deine Situation zählen. Probier verschiedene Wege durch.
Kein Hexenwerk: Dahinter steht eine Weiche – Fragen mit klaren Abzweigen. Genau deshalb ist Stufe 1 so zuverlässig: keine KI, die raten könnte. Erst wenn Besucher frei formulieren sollen (Stufe 2), ordnet ein Sprachmodell den Einstieg zu – die Weichen bleiben.
Spiel im Tab „ausprobieren“ einen Weg durch – er leuchtet hier auf.
03Ablauf
- 01
Eure Onboarding-Fälle sortieren
Wie kommen neue Mandate tatsächlich herein – Wechsel, Gründung, Empfehlung, private Erklärung? Je Fall: Welche Unterlagen, Zugänge und Schritte braucht es wirklich? Daraus entsteht die Landkarte, auf der der Assistent führt.
- 02
Die Fragen finden, die wirklich trennen
Meist reichen zwei oder drei: Woher kommst du, was sollen wir übernehmen, wie ist deine Situation? Formuliert, wie Mandanten sprechen – nicht, wie ein Aufnahmebogen denkt.
- 03
Checklisten und Wege bauen
Je Fall eine passgenaue Unterlagen-Liste, der Portal-Zugang am richtigen Punkt, der passende Termin-Typ am Ende. Kein Weg endet im Nichts – und keiner verlangt Unterlagen, die für den Fall irrelevant sind.
- 04
In Website und Kanzlei-Ablauf einbetten
Der Assistent wird Teil eurer Website („Mandant werden“) und übergibt strukturiert an euer Team: Wer neu ankommt, steht in eurer Übersicht – mit Fall-Typ und Stand der Unterlagen.
- 05
Beobachten und nachschärfen
Nach ein paar Wochen zeigt sich, wo neue Mandanten aussteigen oder doch anrufen. Dann justieren wir Fragen, Listen und Formulierungen – der Assistent wird mit echten Mandanten besser.
04Ausbaustufen
Der Einstieg kommt komplett ohne KI aus – und nimmt der Kanzlei trotzdem sofort die Rückfragen-Schleifen der ersten Mandatswochen ab.
Einstieg: der geführte Weg
Ein regelbasierter Flow mit festen Fragen und passgenauen Checklisten je Fall-Typ. Zuverlässig, schnell gebaut, sofort spürbar.
Ausbau: Freitext versteht
Neue Mandanten dürfen einfach beschreiben („Ich hab letztes Jahr gegründet und jetzt kommt das Finanzamt…“) – eine KI ordnet die Situation ein und steigt an der richtigen Stelle in den Flow ein.
Vollausbau: tief verdrahtet
Der Assistent übergibt direkt an Portal und Kanzlei-Ablauf: Zugang wird angelegt, Unterlagen-Stand wird getrackt, das Team sieht, welches Mandat startklar ist.
05Technische Umsetzung
- Der Assistent lebt in eurer Website – kein externes Widget-Fenster, kein Fremd-Branding.
- Stufe 1 ist ein Entscheidungsbaum: feste Fragen, feste Weichen, passgenaue Checklisten. Unspektakulär und genau deshalb zuverlässig.
- Ab Stufe 2 arbeitet ein Sprachmodell am Einstieg mit: Es ordnet frei formulierte Situationen ein – die Weichen dahinter bleiben regelbasiert und vorhersagbar.
- Das Datenmodell dahinter: eure Fall-Typen, Unterlagen-Listen und Abläufe als saubere Struktur – dieselbe Grundlage, auf der auch ein Mandanten-FAQ-Assistent aufsetzen kann.
- Übergaben nach Bedarf: Portal-Zugang, Termin-Buchung, strukturierte Nachricht an die zuständige Sachbearbeiterin.
- Gebaut wird im Stack eurer Website; für Stufe 2 kommt ein kleines Backend dazu.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.