Companion & Kommunikation
Onboarding-Assistent für neue Mandanten
Ein neues Mandat beginnt fast immer gleich: mit einer Mail, in der die Hälfte fehlt, drei Rückfragen-Schleifen und einem Mandanten, der nicht weiß, was eine Dauerfristverlängerung ist. Dabei ist der Weg für die Kanzlei Routine – nur für den Mandanten ist er neu.
Danach habt ihr …
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Einen geführten Einstieg ins Mandat
Wechsel, Gründung oder private Erklärung: Neue Mandanten sehen nach zwei, drei Fragen, was für ihren Fall zählt.
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Mandate, die vollständig starten
Passende Unterlagen-Liste, Portal-Zugang und Termin-Typ je Fall – die Rückfragen-Schleifen der ersten Wochen fallen weg.
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Neue Mandate im Blick
Wer neu ankommt, steht mit Fall-Typ und Stand der Unterlagen in eurer Übersicht.
01Intro
Der Onboarding-Assistent macht aus diesem Einstieg einen geführten Weg: Zwei, drei Fragen klären, welche Situation vorliegt – Wechsel vom Vorberater, Gründung, private Erklärung – und dann bekommt der neue Mandant das, was für seinen Fall zählt: die passende Unterlagen-Checkliste, den Portal-Zugang, den richtigen Termin-Typ. Für die Kanzlei heißt das: Neue Mandate starten vollständig statt löchrig, und die Rückfragen-Schleifen der ersten Wochen fallen weg.
Der Assistent ist der Wegweiser VOR und ZU Beginn des Mandats – er führt durch Organisation, nicht durch Steuerrecht. Fachliche Erstberatung (Rechtsform, Gestaltung) bleibt Gesprächsstoff für den Termin mit der Steuerberaterin.
02Ablauf
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Eure Onboarding-Fälle sortieren
Wie kommen neue Mandate herein – Wechsel, Gründung, Empfehlung, private Erklärung? Je Fall: Welche Unterlagen, Zugänge und Schritte braucht es? Daraus entsteht die Landkarte, auf der der Assistent führt.
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Die Fragen finden, die trennen
Meist reichen zwei oder drei: Woher kommst du, was sollen wir übernehmen, wie ist deine Situation? Formuliert, wie Mandanten sprechen – nicht, wie ein Aufnahmebogen denkt.
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Checklisten und Wege bauen
Je Fall eine passgenaue Unterlagen-Liste, der Portal-Zugang am richtigen Punkt, der passende Termin-Typ am Ende. Kein Weg endet im Nichts – und keiner verlangt Unterlagen, die für den Fall irrelevant sind.
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In Website und Kanzlei-Ablauf einbetten
Der Assistent wird Teil eurer Website („Mandant werden“) und übergibt strukturiert an euer Team: Wer neu ankommt, steht in eurer Übersicht – mit Fall-Typ und Stand der Unterlagen.
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Beobachten und nachschärfen
Nach ein paar Wochen zeigt sich, wo neue Mandanten aussteigen oder doch anrufen. Dann justieren wir Fragen, Listen und Formulierungen – der Assistent wird mit echten Mandanten besser.
03Ausbaustufen
Der Einstieg kommt komplett ohne KI aus – und nimmt der Kanzlei trotzdem sofort die Rückfragen-Schleifen der ersten Mandatswochen ab.
Einstieg: der geführte Weg
Ein regelbasierter Flow mit festen Fragen und passgenauen Checklisten je Fall-Typ. Zuverlässig, schnell gebaut, sofort spürbar.
Ausbau: Freitext versteht
Neue Mandanten dürfen einfach beschreiben („Ich hab letztes Jahr gegründet und jetzt kommt das Finanzamt…“) – eine KI ordnet die Situation ein und steigt an der richtigen Stelle in den Flow ein.
Vollausbau: tief verdrahtet
Der Assistent übergibt direkt an Portal und Kanzlei-Ablauf: Zugang wird angelegt, Unterlagen-Stand wird getrackt, das Team sieht, welches Mandat startklar ist.
04Selbst ausprobieren
Du bist neuer Mandant der fiktiven „Steuerkanzlei Reiter“. Statt „Rufen Sie uns an“: zwei Fragen – und du weißt, welche Unterlagen und Schritte für deine Situation zählen. Probier verschiedene Wege durch.
Kein Hexenwerk: Dahinter steht eine Weiche – Fragen mit klaren Abzweigen. Genau deshalb ist Stufe 1 so zuverlässig: keine KI, die raten könnte. Erst wenn Besucher frei formulieren sollen (Stufe 2), ordnet ein Sprachmodell den Einstieg zu – die Weichen bleiben.
Spiel im Tab „ausprobieren“ einen Weg durch – er leuchtet hier auf.
05Technische Umsetzung
- Der Assistent lebt in eurer Website – kein externes Widget-Fenster, kein Fremd-Branding.
- Stufe 1 ist ein Entscheidungsbaum: feste Fragen, feste Weichen, passgenaue Checklisten. Unspektakulär und deshalb zuverlässig.
- Ab Stufe 2 arbeitet ein Sprachmodell am Einstieg mit: Es ordnet frei formulierte Situationen ein – die Weichen dahinter bleiben regelbasiert und vorhersagbar.
- Das Datenmodell dahinter: eure Fall-Typen, Unterlagen-Listen und Abläufe als saubere Struktur – dieselbe Grundlage, auf der auch ein Mandanten-FAQ-Assistent aufsetzen kann.
- Übergaben nach Bedarf: Portal-Zugang, Termin-Buchung, strukturierte Nachricht an die zuständige Sachbearbeiterin.
- Gebaut wird im Stack eurer Website; für Stufe 2 kommt ein kleines Backend dazu.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.