Vertrieb & Angebote
Briefing- und Angebotsvorbereitungs-Assistent
„Wir bräuchten mal ein Event fürs Teambuilding.“ – Kein Datum, kein Budget, keine Teilnehmeranzahl. Und daraus soll bis Freitag ein Angebot werden. In Agenturen entscheidet nicht die Kreativität über die Marge, sondern wie sauber das Briefing zustande kommt.
Anfrage-Qualifier
01Intro
Der Assistent zieht die Klärung nach vorn: Er stellt dem Kunden die richtigen Fragen im richtigen Moment – Anlass, Ziel, Zielgruppe, Rahmen, Budget, Entscheidungsweg – und macht aus der vagen Anfrage ein strukturiertes Briefing, mit dem eure Projektleitung sofort arbeiten kann. Offene Punkte sind markiert (Budget noch nicht beschlossen, Location-Präferenz unklar), erste Angebotsbausteine liegen schon dabei. Weniger Angebote, die ins Leere laufen; mehr Zeit für die Projekte, die wirklich passen.
Zur Einordnung: Der Assistent bereitet vor, er entscheidet nicht – keine automatischen Angebote, keine verbindlichen Preise. Und er ersetzt nicht das strategische Gespräch: Er sorgt dafür, dass ihr es mit vollständigen Informationen führt. Bei Kundendaten gehört das Datenschutzkonzept in den Projektumfang.
02Demo
Drei Kundenanfragen, wie sie täglich ankommen. Links das Original – rechts das Briefing, das eure Agentur stattdessen bekommt, nachdem der Assistent Ziel, Rahmen und Entscheidungslage abgefragt hat.
03Ablauf
- 01
Eure Anfragetypen verstehen
Event, Kampagne, Messeauftritt, Retainer – welche Anfragen kommen an, und was braucht ihr je Typ wirklich für eine belastbare Einschätzung? Meist sind es Ziel, Rahmen, Budget und Entscheidungsweg. Die stehen heute nur nie in der ersten Mail.
- 02
Die Rückfragen gestalten
Die Fragen werden so formuliert, wie eure Kunden denken – nach Wirkung, nicht nach Gewerk. Wer das Budget nicht nennen mag, wählt eine Spanne; wer noch kein Datum hat, gibt ein Zeitfenster an.
- 03
Das Briefing-Format festlegen
Wie soll das Ergebnis bei euch ankommen? Eine strukturierte Notiz, ein Eintrag im Projekttool, eine Karte im Board – das Briefing passt sich eurem Ablauf an, plus erste Angebotsbausteine aus eurer Bibliothek.
- 04
Einbauen und verdrahten
Der Assistent wird Teil eurer Website oder eures Anfrageprozesses. Unvollständige Anfragen werden freundlich vervollständigt statt in eine Rückfrage-Schleife geschickt.
- 05
Am echten Aufkommen nachschärfen
Nach den ersten Wochen zeigt sich, wo Kunden aussteigen und welche Frage die entscheidende war. Fragen und Briefing werden nachjustiert – bis die Projektleitung sagt: Damit kalkuliere ich.
04Ausbaustufen
Der Einstieg kann ohne KI auskommen – und löst schon den Großteil des Problems.
Einstieg: das geführte Briefing-Formular
Strukturierte Pflichtfelder je Anfragetyp plus sauberes Briefing an die Projektleitung. Ohne KI – und das Rückfrage-Pingpong verschwindet.
Ausbau: mitdenkende Rückfragen
Eine KI erkennt Lücken und Widersprüche, fragt gezielt nach, fasst das Briefing zusammen und schlägt erste Angebotsbausteine vor.
Vollausbau: angebunden
Übergabe an Projekttool und Angebots-Bibliothek, Priorisierung nach Passung und Budget – aus der Anfrage wird ein durchgängiger Ablauf bis zum Entwurf.
05Technische Umsetzung
- Frontend: geführtes Formular oder Chat-Flow in eurer Website – im Look der Agentur.
- Stufe 1 ist reine Formular-Logik mit Pflichtfeldern je Anfragetyp und sauberer Zusammenfassung.
- Ab Stufe 2 stellt ein Sprachmodell Rückfragen bei Lücken, verdichtet zum Briefing und zieht passende Bausteine aus eurer Angebots-Bibliothek; Preise nennt es keine.
- Übergabe nach eurem Ablauf: E-Mail, Notion/Airtable, Projekttool oder CRM.
- Datei-Anhänge (Moodboards, Vorgaben des Kunden) nur mit Speicher- und Datenschutzregel.
- Gebaut wird im Stack eurer Website; für Stufe 2 kommt ein kleines Backend dazu.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.