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Eventanfrage-Qualifier

„Hi, wir suchen noch was für unsere Weihnachtsfeier. Habt ihr da Kapazitäten?“ – Keine Personenzahl, kein Datum, kein Budget. Und der Dezember-Kalender entscheidet sich über solche Mails.

Danach habt ihr …

  1. 1

    Eine vollständige Eventanfrage statt eines Zweizeilers

    Datum, Personenzahl, Anlass, Rahmen und Budget sind abgefragt, bevor die Anfrage bei euch landet.

  2. 2

    Kein Nachfrage-Pingpong mehr

    Ihr antwortet mit konkreten Vorschlägen statt mit der ersten Rückfrage.

  3. 3

    Alles dort, wo ihr arbeitet

    Die aufbereitete Anfrage landet als Mail an die Eventleitung oder in eurer Belegungsübersicht.

01Intro

Heute heißt das: zurückschreiben, nachfragen, warten – und während das Pingpong läuft, bucht die Gruppe woanders. Der Eventanfrage-Qualifier zieht die Runden vor: Er fragt Datum, Personenzahl, Anlass, Rahmen und Budget im richtigen Moment ab und liefert deinem Team eine vollständige Anfrage statt eines Zweizeilers. Du siehst auf einen Blick, ob der Termin frei ist, welcher Raum passt und ob sich die Anfrage rechnet – und antwortest mit zwei konkreten Vorschlägen statt mit der ersten Rückfrage.

Zur Einordnung: Der Qualifier ist das Gegenstück zum Reservierungs-Lotsen – der Lotse weist Gästen VOR der Anfrage den Weg, der Qualifier bereitet die Eventanfrage FÜR dein Team auf. Und er entscheidet nichts allein: keine automatischen Preise, keine automatischen Zusagen – Raum, Menü und Konditionen bleiben Sache deines Teams.

02Ablauf

  1. 01

    Eure Eventanfragen verstehen

    Hochzeit, Firmenfeier, Geburtstag, Tagung – welche Arten kommen an, und was brauchst du je Art für eine Einschätzung? Meist sind es fünf Pflichtpunkte: Datum, Personen, Anlass, Rahmen, Budget. Die stehen heute nur nie in der ersten Mail.

  2. 02

    Die Rückfragen gestalten

    Formuliert, wie Gäste sprechen – kurz, konkret, mit Auswahl statt Freitextwüste. Wer noch kein festes Datum hat, gibt einen Zeitraum an; wer das Budget nicht nennen mag, wählt eine Spanne.

  3. 03

    Das Anfrage-Briefing festlegen

    Wie soll das Ergebnis ankommen? Eine strukturierte Mail an die Eventleitung, ein Eintrag in eurer Belegungsübersicht – das Anfrage-Briefing passt sich eurem Ablauf an, nicht umgekehrt.

  4. 04

    Einbauen und verdrahten

    Der Qualifier wird Teil eurer Website – idealerweise als Ziel der Event-Spur des Lotsen. Unvollständige Anfragen werden freundlich vervollständigt statt abgewiesen.

  5. 05

    Am echten Aufkommen nachschärfen

    Nach der ersten Saison zeigt sich, wo Interessenten aussteigen und welche Frage doch anders gestellt gehört. Fragen und Anfrage-Briefing werden nachjustiert – bis die Eventleitung sagt: So können wir arbeiten.

03Ausbaustufen

Der Einstieg kann ohne KI auskommen – und löst schon den Großteil des Problems.

Stufe 1

Einstieg: das geführte Event-Formular

Strukturierte Pflichtfelder (Datum, Personen, Anlass, Budget) plus die vollständige Anfrage sauber per Mail an die Eventleitung. Ohne KI – und das Nachfrage-Pingpong verschwindet.

Stufe 2

Ausbau: mitdenkende Rückfragen

Eine KI erkennt Lücken und Sonderfälle („Trauung auch bei euch?“), fragt gezielt nach und fasst alles als Anfrage-Briefing zusammen – inklusive Hinweis, welcher Raum rechnerisch passt.

Stufe 3

Vollausbau: angebunden

Abgleich mit der Belegungsübersicht, Übergabe an euer System, Priorisierung nach Größe und Termin – die Eventanfrage wird zum durchgängigen Ablauf.

04Selbst ausprobieren

simulation · fiktive eventlocation

Drei Eventanfragen, wie sie täglich ankommen. Links das Original – rechts, was dein Team stattdessen bekommt, nachdem der Qualifier Datum, Personenzahl, Anlass und Budget abgefragt hat.

// so kommt es heute an

// die aufbereitete anfrage

Hier landet die aufbereitete Anfrage.

05Technische Umsetzung

  • Frontend: geführtes Formular oder Chat-Flow in eurer Website – gestaltet im Design des Hauses.
  • Stufe 1 ist reine Formular-Logik mit Pflichtfeldern und sauberer Mail-Zusammenfassung – zuverlässig auch im Dezember-Ansturm.
  • Ab Stufe 2 stellt ein Sprachmodell Rückfragen bei Lücken und verdichtet die Angaben zum Anfrage-Briefing; es erfindet keine Verfügbarkeiten.
  • Übergabe nach eurem Ablauf: E-Mail an die Eventleitung, Airtable, Belegungskalender oder CRM.
  • Datei-Anhänge (z. B. Ablaufplan des Kunden) nur mit Speicher- und Datenschutzregel.
  • Gebaut wird im Stack eurer Website; für Stufe 2 kommt ein kleines Backend dazu.

zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.

06Ergänzende Bausteine

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