Companion & Kommunikation
Mandanten-Kommunikationsbaukasten
Unterlagen anfordern, an Fristen erinnern, Rückfragen stellen – Kanzlei-Kommunikation ist zu achtzig Prozent wiederkehrend. Und wird trotzdem jedes Mal neu getippt, zwischen zwei Abschlüssen, mal freundlich, mal knapp, je nach Tagesform.
Danach habt ihr …
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Einen Entwurf statt einer leeren Mail
Jede wiederkehrende Mail startet aus euren geprüften Textbausteinen – im Kanzlei-Ton, mit der Anrede laut Akte.
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Die offenen Punkte vor dem Senden
Was noch zu klären ist, steht als Liste am Entwurf. Fachliches ergänzt euer Team, gesendet wird nie automatisch.
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Euer Kanzlei-Ton, aufgeschrieben
Anlässe, Textbausteine und Regeln wie Du oder Sie und Erinnerungsstufen sind festgehalten statt nur in Köpfen.
01Intro
Der Kommunikationsbaukasten macht daraus einen Ablauf: Aus Anlass, Frist oder Unterlagenbedarf entsteht ein Mail-Entwurf – im Kanzlei-Ton, aus geprüften Textbausteinen, mit der Anrede laut Akte und einer Liste dessen, was vor dem Senden zu klären ist. Die Sachbearbeiterin liest, passt an, sendet. Statt bei null anzufangen, startet sie bei achtzig Prozent.
Vorweg: Steuerliche Aussagen automatisiere ich grundsätzlich nicht – der Baukasten formuliert Organisation (Unterlagen, Fristen, Abläufe), fachliche Inhalte ergänzt der Mensch. Gesendet wird nie automatisch: Der Entwurf ist intern, die Entscheidung bleibt bei eurem Team. Und die Qualität hängt an euren Textbausteinen – wenn die nur in Köpfen leben, ist ihr Aufschreiben der erste Projektschritt.
02Ablauf
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Kommunikations-Anlässe sortieren
Welche Mails schreibt eure Kanzlei immer wieder? Unterlagen-Anforderung, Fristerinnerung, Onboarding-Infos, Nachfass-Mails – die Liste der Anlässe ist die Landkarte des Baukastens. Meist sind es 10 bis 15 Stück, die 80 Prozent des Aufkommens ausmachen.
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Textbausteine kuratieren
Eure besten Formulierungen werden zur Bibliothek: Anreden, Erinnerungsstufen, Portal-Hinweise, Grußformeln – im Ton eurer Kanzlei, nicht in KI-Deutsch. Oft bringt schon dieser Schritt am meisten: Der Kanzlei-Ton wird zum ersten Mal aufgeschrieben.
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Regeln festlegen: Wer, wann, wie
Du oder Sie laut Akte, Eskalationsstufen bei Fristen (freundlich → bestimmt → Anruf), was nie automatisch formuliert wird. Diese Regeln machen aus Bausteinen ein System.
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Den Entwurfs-Ablauf bauen
Anlass rein, Entwurf plus Zu-klären-Liste raus – als schlankes internes Werkzeug, das sich in euren Arbeitsablauf fügt.
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Am echten Fall testen und übernehmen
Die letzten zwanzig echten Mails laufen durch den Baukasten: Wo trifft er den Ton, wo nicht? Bausteine werden nachgeschärft, dann lernt das Team den Ablauf: Entwurf lesen, klären, anpassen, senden.
03Ausbaustufen
Der Einstieg braucht keine eigene Software – nur eure Formulierungen in guter Form.
Einstieg: Bausteine + Vorlagen
Kuratierte Textbaustein-Bibliothek plus Prompt-Vorlagen für euer vorhandenes KI-Tool.
Ausbau: das interne Mini-Tool
Anlass und Mandats-Kontext rein, Mail-Entwurf und Zu-klären-Liste raus – ein eigenes kleines Werkzeug für die Mandantenkommunikation.
Vollausbau: angebunden
Anbindung an Fristen-Übersicht und E-Mail-Entwürfe – der Baukasten schlägt von selbst vor, wenn eine Erinnerung fällig wird. Gesendet wird weiter von Menschen.
04Selbst ausprobieren
Links der Anlass, wie er im Kanzlei-Alltag entsteht – eine Frist, ein Unterlagenbedarf. Rechts startet die Mail leer – ein Klick, und der Baukasten setzt sie aus geprüften Bausteinen im Kanzlei-Ton zusammen. Die letzten 20 % macht ihr: offene Punkte klären, dann senden.
Der Entwurf verlässt das Haus nie automatisch: prüfen, anpassen, entscheiden, senden – das bleibt Menschen vorbehalten.
05Technische Umsetzung
- Eingabe: der Anlass (Frist, Unterlagenbedarf, Onboarding-Schritt) plus Kontext aus eurer Ablage – je strukturierter der Anlass, desto besser der Entwurf.
- Wissensbasis: Textbausteine, Anrede-Regeln, Eskalationsstufen und Beispiel-Mails – kuratiert, nicht zusammengeworfen.
- Das Sprachmodell kombiniert Bausteine und formuliert Übergänge; es erfindet keine Fristen und macht keine steuerlichen Aussagen – solche Stellen markiert es als offen.
- Ausgabe nach eurem Ablauf: E-Mail-Entwurf zum Prüfen, nie ein automatischer Versand.
- Mandantendaten bleiben im führenden System – der Baukasten arbeitet mit dem Minimum an Kontext, das der Entwurf braucht.
- Hosting: als kleines internes Tool oder Funktion im bestehenden Kanzlei-Stack.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.