Automatisierung & KI-Arbeitsbegleiter
KI-Arbeitsbegleiter
Wahrscheinlich hast du ChatGPT oder Claude schon ausprobiert – und nach drei Wochen wieder vergessen. An den Werkzeugen liegt das selten. Ein leeres Chatfenster weiß nur nicht, wie deine Arbeit aussieht.
Danach habt ihr …
- 1
Ein KI-Tool, das eure Arbeit kennt
Vorlagen, Ton, typische Aufgaben und Wissen sind einmal eingerichtet – niemand erklärt bei jeder Aufgabe wieder von vorn.
- 2
Feste Abläufe für wiederkehrende Arbeit
Anfragen, Berichte, Recherchen: Der Fall geht hinein, ein zugeschnittener Entwurf kommt heraus – ihr prüft und entscheidet.
- 3
Ein Werkzeug dort, wo ihr schon arbeitet
Als eingerichtetes Claude- oder GPT-Projekt in eurer Umgebung, ohne neue Software – mit Einweisung fürs Team.
01Intro
Ein Arbeitsbegleiter dreht das um: Statt bei jeder Aufgabe von vorn zu erklären, wer du bist und was du brauchst, bekommt das KI-Tool deine Arbeit einmal beigebracht – deine Vorlagen, deinen Ton, deine typischen Aufgaben, dein Wissen. Auf Wunsch sitzt er dort, wo du ohnehin schreibst: im Browser, in Teams oder in WhatsApp. Du gibst den Fall hinein, der Begleiter liefert den Entwurf – zugeschnitten statt von der Stange. Der schnellste Einstieg im ganzen Katalog: Stufe 1 steht in Tagen.
Ein Arbeitsbegleiter ist kein autonomer Mitarbeiter – er bereitet vor, du entscheidest. Gebaut wird nur für echte, wiederkehrende Arbeit (Tool-Training ohne Anwendungsfall ist verlorene Zeit). Und was er mit euren Daten tun darf, wird vorher geklärt – Kundendaten wandern nicht beiläufig in fremde Systeme.
02Ablauf
- 01
Den einen Arbeitsbereich wählen
Welche wiederkehrende Arbeit soll leichter werden? Ein klar umrissener Bereich schlägt den Alleskönner – der Rest kommt später, wenn der erste Bereich trägt.
- 02
Aufgaben und Wissen sammeln
Was braucht der Begleiter, um mitzuarbeiten? Vorlagen, Beispiele, Regeln, Ton. Dabei wird sichtbar, wo dieses Wissen heute liegt – in Köpfen, Mails, Dokumenten – und was erst strukturiert werden muss.
- 03
Workflows bauen
Aus Aufgaben und Wissen werden feste Abläufe: Instruktionen, Prompt-Vorlagen, Wissensdateien. Kein Prompt-Zettelkasten, sondern ein eingerichtetes Werkzeug.
- 04
Dort verankern, wo gearbeitet wird
Der Begleiter zieht in eure vorhandene Umgebung ein – als eingerichtetes Claude-/GPT-Projekt oder später als eigene kleine Oberfläche. Ohne Systembruch.
- 05
Team mitnehmen und nachschärfen
Wer nutzt den Begleiter wofür, was funktioniert, was fehlt? Einweisung und Überzeugungsarbeit gehören dazu – aus echter Nutzung entsteht die nächste Ausbaustufe.
03Ausbaustufen
Stufe 1 steht in Tagen, nicht Wochen. Jede weitere Stufe baut darauf auf.
Einstieg: das eingerichtete KI-Projekt
Ein Claude-/GPT-Projekt mit kuratierten Instruktionen plus Einweisung – sofort nutzbar im Alltag, ohne neue Software.
Ausbau: Wissen, Skills, Team
Wissensdateien, eine Bibliothek fester Workflows für wiederkehrende Aufgaben, Team-Schulung – der Begleiter wird Teamwerkzeug.
Vollausbau: dein Assistent im Messenger
Dein Assistent in WhatsApp oder Teams, angebunden an Kalender und Mail – oder als eigene kleine Oberfläche, wenn Stufe 2 an Grenzen stößt.
04Selbst ausprobieren
Drei Workflows aus drei Betrieben. Gib denselben Fall erst einem leeren Chatfenster, dann dem eingerichteten Begleiter – und entscheide am Ende selbst, was rausgeht.
So entsteht ein Begleiter: Eure echte Arbeit – Vorlagen, Beispiele, Regeln – wird zu Instruktionen und Wissensdateien destilliert. Damit wird das KI-Projekt eingerichtet, das Entwürfe liefert. Und was ihr im Alltag korrigiert, fließt als Feinschliff zurück.
Die gestrichelte Schleife ist der Unterschied zum Prompt-Zettelkasten: Der Begleiter wird durch Nutzung besser – Stufe für Stufe.
05Technische Umsetzung
- Einstieg ohne eigene Infrastruktur: ein Custom-GPT- oder Claude-Projekt mit kuratierten Instruktionen und Wissensdateien.
- Die Wissensbasis speist sich aus euren Dokumenten: Vorlagen, Angebotsbausteine, Standards – als Markdown, Notion oder Drive-Ablage.
- Fortgeschritten: eine eigene kleine Weboberfläche mit Backend, Modellzugriff und Tool-Anbindung.
- Automationen für wiederkehrende Übergaben laufen über n8n, Make, Zapier oder eigene Skripte.
- Hosting: beim KI-Projekt keines nötig; bei eigener Oberfläche z. B. Vercel/Node/Supabase.
- Datenzugriff, Kundendaten und Toolrechte werden pro Anwendungsfall geprüft – nicht pauschal freigeschaltet.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.