Automatisierung & KI-Arbeitsbegleiter
Event-Projektportal light
Pro Event dasselbe Chaos aus Werkzeugen: der Ablauf in einer Google-Doc, die Downloads in einem WeTransfer, die To-dos in Trello, die Ansprechpartner in einer Signal-Gruppe. Für den Kunden fühlt sich das nach Bastelei an – dabei liefert ihr Premium-Events.
Danach habt ihr …
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Ein Werkzeug für euren Ablauf
Ein Baustein, der sofort Ruhe bringt – Paket-Rechner, Status-Ampel oder Check-in, im Look eurer Agentur.
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Einen Baustein, der in Tagen steht
Gebaut mit Daten aus einem realen Event – und beim nächsten Projekt gleich im Einsatz.
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Ein Portal, das nur wächst, wenn es trägt
Bewährte Bausteine wachsen zum Portal light zusammen – oder bleiben bewusst einzeln.
01Intro
Das Projektportal light bündelt ein Event an einem Ort: Ablauf und Timing, Downloads, Ansprechpartner, offene To-dos, optional die Anmeldung – als eigenes kleines Werkzeug, das ihr pro Event neu befüllt, statt jedes Mal vier Tools zu verkabeln. Es besteht aus Bausteinen, die einzeln schon nützen: ein Paket-Rechner für den Kunden, eine Gewerke-Status-Ampel fürs Team, ein Vor-Ort-Check-in fürs Handy am Event-Tag.
Prototyp und Produkt sind zweierlei. Ein „light“-Portal ist bewusst schlank – ausufernde Software mit Rechten, Realtime und Sync ist eine eigene Entscheidung, keine Selbstverständlichkeit. Wir bauen den kleinen, klaren Nutzen zuerst und wachsen nur, wenn er sich bewährt.
02Ablauf
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Den kleinen klaren Ablauf wählen
Was nervt pro Event am meisten – die verstreuten Downloads, der unklare Status, die Budget-Frage im Erstgespräch? Ein Baustein wird zuerst gebaut, der, der sofort Ruhe bringt.
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Daten und Rollen klären
Was sieht der Kunde, was das Team, was die Gewerke? Welche Angaben braucht der jeweilige Baustein? Kleiner Scope, klare Grenzen – das hält es „light“.
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Prototyp schnell bauen
Mit echten Beispieldaten aus einem realen Event entsteht ein klickbarer Baustein in Tagen, nicht Wochen – Entscheidungsgrundlage statt Pflichtenheft.
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Am echten Event testen
Der Baustein läuft bei einem echten Projekt mit: Trägt der Paket-Rechner, hilft die Status-Ampel, nutzt die Crew den Check-in? Was trägt, bleibt.
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Bündeln oder belassen
Bewährte Bausteine wachsen zum Portal light zusammen – oder bleiben bewusst einzeln. Erst wenn mehrere Abläufe zusammengehören, lohnt das gebündelte Portal mit Login (Stufe 3).
03Ausbaustufen
Deckungsgleich mit der Prototyp-Logik: erst der kleine Nutzen, dann – wenn er trägt – mehr.
Prototyp: ein Baustein
Ein klickbarer Baustein mit Beispieldaten – Paket-Rechner, Status-Ampel oder Check-in. Entscheidungsgrundlage in Tagen.
Internes Portal light
Mehrere Bausteine an einem Ort: Ablauf, Downloads, To-dos, optional Anmeldung – pro Event befüllt, im Look der Agentur.
Ausgebautes Portal
Login, Rollen, Kunden-Zugänge, Freigaben, geschützte Downloads – wenn mehrere Events und Abteilungen es tragen. Bewusst als eigene Entscheidung.
04Selbst ausprobieren
Ein schlankes Event-Portal, zerlegt in seine Bausteine: eins rechnet dem Kunden das Paket vor (probier es aus!), eins zeigt dem Team den Gewerke-Status, eins läuft am Event-Tag auf dem Handy. Zusammen sind sie das „Portal light“ für ein Event – jeder Baustein ein Ablauf, ein Werkzeug.
05Technische Umsetzung
- Frontend: kleine Web-App oder Microsite pro Event – im Branding der Agentur, mobil nutzbar.
- Bausteine als Module: Paket-Rechner (Formel-Logik), Gewerke-Status (liest das Projektboard), Vor-Ort-Check-in (QR/Live-Status) – einzeln lauffähig.
- Backend/Daten: Supabase/Postgres, Airtable oder eine schlanke Datei-Struktur bei Prototypen – so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
- Hosting: Vercel/Netlify oder vergleichbar; Datenhaltung auf EU-Server, wenn Personendaten im Spiel sind.
- Auth erst bei Bedarf: Ein Prototyp braucht keinen Login; Kunden-Zugänge und Rollen kommen mit Stufe 3.
- KI optional und klein: Fortschritts-Schätzung aus Aufgaben, Zusammenfassungen – nur wo sie nützt.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.