Automatisierung & KI-Arbeitsbegleiter

Event-Projektportal light

Pro Event dasselbe Chaos aus Werkzeugen: der Ablauf in einer Google-Doc, die Downloads in einem WeTransfer, die To-dos in Trello, die Ansprechpartner in einer Signal-Gruppe. Für den Kunden fühlt sich das nach Bastelei an – dabei liefert ihr Premium-Events.

Eigene Mini-Tools

01Event-Projektportal light

Das Projektportal light bündelt ein Event an einem Ort – schlank, nicht überladen: Ablauf und Timing, Downloads und Dokumente, Ansprechpartner, offene To-dos, optional die Anmeldung. Als eigenes kleines Werkzeug, das ihr pro Event neu befüllt, statt jedes Mal vier Tools zu verkabeln. Es besteht aus Bausteinen, die einzeln schon nützen: ein Paket-Rechner, der dem Kunden vorab die Budget-Liga zeigt; eine Gewerke-Status-Ampel, die dem Team den Countdown im Blick hält; ein Vor-Ort-Check-in fürs Handy am Event-Tag. Zusammen sind sie das „Portal light“ – und weil es eures ist, sieht es aus wie ihr, nicht wie ein Standard-Tool von der Stange.

Ehrlich vorweg: Prototyp und Produkt sind zweierlei. Ein „light“-Portal ist bewusst schlank – ausufernde Software mit Rechten, Realtime und Sync ist eine eigene Entscheidung, keine Selbstverständlichkeit. Wir bauen den kleinen, klaren Nutzen zuerst und wachsen nur, wenn er sich bewährt. So bleibt es ein Werkzeug, kein Wartungs-Fass.

02Demo

simulation · kuratierte beispiele

Ein schlankes Event-Portal, zerlegt in seine Bausteine: eins rechnet dem Kunden das Paket vor (probier es aus!), eins zeigt dem Team den Gewerke-Status, eins läuft am Event-Tag auf dem Handy. Zusammen sind sie das „Portal light“ für ein Event – jeder Baustein ein Ablauf, ein Werkzeug.

// steckbrief

03Ablauf

  1. 01

    Den kleinen klaren Ablauf wählen

    Was nervt pro Event am meisten – die verstreuten Downloads, der unklare Status, die Budget-Frage im Erstgespräch? Ein Baustein wird zuerst gebaut, der, der sofort Ruhe bringt.

  2. 02

    Daten und Rollen klären

    Was sieht der Kunde, was das Team, was die Gewerke? Welche Angaben braucht der jeweilige Baustein? Kleiner Scope, klare Grenzen – das hält es „light“.

  3. 03

    Prototyp schnell bauen

    Mit echten Beispieldaten aus einem realen Event entsteht ein klickbarer Baustein in Tagen, nicht Wochen – Entscheidungsgrundlage statt Pflichtenheft.

  4. 04

    Am echten Event testen

    Der Baustein läuft bei einem echten Projekt mit: Trägt der Paket-Rechner, hilft die Status-Ampel, nutzt die Crew den Check-in? Was trägt, bleibt.

  5. 05

    Bündeln oder belassen

    Bewährte Bausteine wachsen zum Portal light zusammen – oder bleiben bewusst einzeln. Erst wenn mehrere Abläufe zusammengehören, lohnt das gebündelte Portal mit Login (Stufe 3).

04Ausbaustufen

Deckungsgleich mit der Prototyp-Logik: erst der kleine Nutzen, dann – wenn er trägt – mehr.

Stufe 1

Prototyp: ein Baustein

Ein klickbarer Baustein mit Beispieldaten – Paket-Rechner, Status-Ampel oder Check-in. Entscheidungsgrundlage in Tagen.

Stufe 2

Internes Portal light

Mehrere Bausteine an einem Ort: Ablauf, Downloads, To-dos, optional Anmeldung – pro Event befüllt, im Look der Agentur.

Stufe 3

Ausgebautes Portal

Login, Rollen, Kunden-Zugänge, Freigaben, geschützte Downloads – wenn mehrere Events und Abteilungen es tragen. Bewusst als eigene Entscheidung.

05Technische Umsetzung

  • Frontend: kleine Web-App oder Microsite pro Event – im Branding der Agentur, mobil nutzbar.
  • Bausteine als Module: Paket-Rechner (Formel-Logik), Gewerke-Status (liest das Projektboard), Vor-Ort-Check-in (QR/Live-Status) – einzeln lauffähig.
  • Backend/Daten: Supabase/Postgres, Airtable oder eine schlanke Datei-Struktur bei Prototypen – so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
  • Hosting: Vercel/Netlify oder vergleichbar; Datenhaltung auf EU-Server, wenn Personendaten im Spiel sind.
  • Auth erst bei Bedarf: Ein Prototyp braucht keinen Login; Kunden-Zugänge und Rollen kommen mit Stufe 3.
  • KI optional und klein: Fortschritts-Schätzung aus Aufgaben, Zusammenfassungen – nur wo sie echten Nutzen bringt.

zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.

06Ergänzende Bausteine

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