Companion & Kommunikation
FAQ-/Erstkontakt-Assistent
Habt ihr heute offen? Gibt es glutenfreie Gerichte? Wo parkt man bei euch? Kann man mit Hund kommen? – Jede dieser Fragen ist berechtigt. Und jede unterbricht gerade jemanden im Service.
Danach habt ihr …
- 1
Antworten im Ton des Hauses
Der Assistent kennt Öffnungszeiten, Karte, Räume und Regeln und beantwortet Gästefragen, ohne dass jemand im Service unterbrochen wird.
- 2
Vom Fragen direkt zum Buchen
Wer reservieren will oder eine Feier plant, landet mit einem Klick bei Reservierung oder Eventanfrage.
- 3
Übergabe statt Raten
Persönliche oder heikle Fragen gehen an euer Team – mit dem Anliegen schon zusammengefasst.
01Intro
Der FAQ-/Erstkontakt-Assistent beantwortet die wiederkehrenden Fragen direkt auf der Website, im Ton des Hauses: Öffnungszeiten samt Feiertags-Ausnahmen, Karte mit Allergenen, Räume, Storno-Regeln, Parken. Und er führt weiter: Wer nach dem Saal fragt, bekommt den Weg zur Eventanfrage; wer reservieren will, landet im Buchungstool. Was er nicht sicher weiß, übergibt er an dein Team – mit Kontext statt Sackgasse.
Vorweg: Der Assistent braucht eine gepflegte Wissensbasis – Öffnungszeiten, die sich still ändern, machen jeden Chat unglaubwürdig. Deshalb gehören Vorarbeit und eine feste Wissenspflege zum Projekt. Und bei persönlichen oder heiklen Fragen übergibt er an Menschen, statt zu raten.
02Ablauf
- 01
Die häufigen Gästefragen sammeln
Was fragt euer Service täglich, was steht in den Mails, was klingelt durchs Telefon? Aus dieser Sammlung entsteht die Liste der Fragen, die der Assistent können muss – meist sind es 30 bis 50, die 90 Prozent abdecken.
- 02
Wissensbasis aufbauen
Öffnungszeiten mit Ausnahmen, Karte und Allergene, Räume und Kapazitäten, Anfahrt, Regeln: Das Haus-Wissen wird strukturiert – oft die erste Gelegenheit, bei der es überhaupt an einem Ort steht.
- 03
Ton und Grenzen definieren
Herzlich oder zurückhaltend, du oder Sie, wann bietet er die Reservierung an, was übergibt er sofort ans Team? Das wird festgelegt, bevor er das erste Wort sagt.
- 04
Einbinden, wo Gäste sind
Der Assistent wird Teil deiner Website – mobil zuerst, denn dort suchen Gäste Öffnungszeiten. Im Design des Hauses, nicht als Fremd-Widget.
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Beobachten und nachschärfen
Die Gespräche zeigen, was Gäste fragen – daraus werden bessere Antworten und manchmal ein Hinweis, was auf der Website fehlt. Nach der ersten Saison kennt der Assistent euer Geschäft.
03Ausbaustufen
Der Einstieg ist bewusst begrenzt – ein Assistent im Gastgewerbe muss vor allem verlässlich sein, gerade bei Zeiten und Preisen.
Einstieg: der FAQ-Assistent
Kuratiertes Wissen zu Zeiten, Karte, Räumen und Regeln, enge Leitplanken, saubere Übergabe an Telefon und E-Mail. Zuverlässig statt allwissend.
Ausbau: Erstkontakt mit Übergabe
Der Assistent sortiert Anliegen und übergibt strukturiert: Reservierung ins Tool, Event zur Anfrage, Sonderfall ans Team – als brauchbare Nachricht, nicht als Chatprotokoll.
Vollausbau: der Assistent, der handelt
Der Assistent erledigt, was im Gespräch entsteht: Er trägt die Reservierung direkt im Reservierungssystem ein, hält den Wunschtermin für die Feier vor und gibt dem Team Bescheid, wenn eine Allergie angemeldet ist. Dazu passt er die Website dem Anliegen an, so wie Neo auf dieser Seite.
04Selbst ausprobieren
Der Companion der fiktiven Eventlocation „Alte Mühle“. Wähl eine Frage – rechts siehst du, woher jede Antwort kommt.
Eine Simulation mit festen Antworten aus der Wissensbasis rechts. Mit echtem Sprachmodell erlebst du das bei Neo, dem Companion dieser Website – rechts unten.
Der Companion erfindet nichts: Er antwortet aus einer kuratierten Wissensbasis, die aus deinen Inhalten aufgebaut wird. Und für alles, was Urteilskraft oder Fachwissen braucht, gibt es die eingebaute Weiche zum Menschen.
Der wichtigste Teil ist der unscheinbarste: die gepflegte Wissensbasis links. Sie entscheidet, ob der Companion nützlich ist oder nur höflich.
05Technische Umsetzung
- Kern ist ein Sprachmodell mit der kuratierten Haus-Wissensbasis als Kontext – bei üblichem Umfang gecacht statt über eine Vektor-Datenbank.
- Der Assistent läuft als Komponente in deiner Website mit eigenem kleinen Backend; kein Fremd-Branding, kein externes Widget-Fenster.
- Anbindung nach Bedarf: Link ins Reservierungstool, Übergabe an die Eventanfrage, Kontakt-Weiche zum Team – im Vollausbau trägt der Assistent selbst ins Reservierungssystem ein, nach festen Regeln, was er ohne Bestätigung darf.
- Leitplanken auf zwei Ebenen: Verhaltensregeln im Prompt plus technische Grenzen im Backend (Ratenbegrenzung, Eingabe-Limits, Moderation).
- Datensparsamkeit als Grundeinstellung: gespeichert wird, was vereinbart ist – Kontaktdaten getrennt und nur mit Einwilligung.
- Betriebskosten bleiben überschaubar: eine Antwort kostet typischerweise wenige Cent – das wird gemessen, nicht geschätzt.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.