Companion & Kommunikation
Praxis-FAQ- und Erstkontakt-Assistent
Wann haben Sie offen? Brauche ich für ein Folgerezept einen Termin? Nehmen Sie neue Patienten? – Jede Frage berechtigt, jede beantwortbar, und jede blockiert gerade das Telefon, während in der Praxis Patienten warten.
Danach habt ihr …
- 1
Antworten im Ton der Praxis
Der Assistent kennt Öffnungszeiten, Rezept- und Überweisungswege und beantwortet organisatorische Fragen rund um die Uhr.
- 2
Entlastung für die Anmeldung
Wiederkehrende Fragen klärt die Website; Anliegen wie Terminwunsch oder Rezept kommen als geordnete Nachricht an der Anmeldung an.
- 3
Eine klare Grenze bei Medizinischem
Bei Symptomen oder Diagnose-Fragen verweist der Assistent sofort ans Team oder an den Notruf – technisch und im Verhalten verankert.
01Intro
Der Praxis-FAQ-Assistent beantwortet die wiederkehrenden organisatorischen Fragen direkt auf der Website – rund um die Uhr, im Ton der Praxis: Öffnungszeiten samt Ferien-Ausnahmen, Rezept- und Überweisungsabläufe, Anfahrt, Hinweise für Neupatienten. Sobald es um Symptome, Diagnosen oder eine medizinische Einschätzung geht, übergibt er sofort an das Team – mit den richtigen Nummern. Das Telefon klingelt danach immer noch, aber für das, was einen Menschen braucht.
Vorweg: Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte – keine Symptom-Einschätzung, keine Diagnose, keine Therapie-Hinweise. Die Grenze ist technisch und im Verhalten fest verankert, bei Symptomen führt er immer zum Menschen bzw. Notruf. Er braucht eine gepflegte Wissensbasis (Öffnungszeiten, die sich still ändern, machen ihn unglaubwürdig), und Patientendaten sind kein Teil davon.
02Ablauf
- 01
Die häufigen Patientenfragen sammeln
Was fragt die Anmeldung täglich, was steht in den Mails, was klingelt durchs Telefon? Aus dieser Sammlung entsteht die Liste der Fragen, die der Assistent können muss – und die klare Liste dessen, was er nie beantworten darf.
- 02
Wissensbasis aufbauen – ohne Patientendaten
Öffnungszeiten mit Ausnahmen, Rezept- und Überweisungswege, Leistungen, Anfahrt, Neupatienten-Infos: Das organisatorische Praxiswissen wird strukturiert. Patientendaten bleiben bewusst draußen.
- 03
Ton und Grenzen definieren
Wie spricht der Assistent, wann verweist er ans Team, und vor allem: Wo ist bei Medizinischem sofort Schluss? Die Übergabe-Regeln werden festgelegt, bevor er das erste Wort sagt.
- 04
Einbinden, wo Patienten sind
Der Assistent wird Teil der Website – mobil zuerst, denn dort suchen Patienten Öffnungszeiten und Abläufe. Im Design der Praxis, nicht als Fremd-Widget.
- 05
Beobachten und nachschärfen
Die Gespräche zeigen, was Patienten fragen – daraus werden bessere Antworten, neue FAQ-Einträge und Hinweise, was auf der Website fehlt. Der Assistent entlastet die Anmeldung mit jedem Monat mehr.
03Ausbaustufen
Der Einstieg ist bewusst begrenzt – gerade in einer Praxis muss der Assistent vor allem verlässlich und sauber abgegrenzt sein.
Einstieg: der FAQ-Assistent
Kuratiertes Wissen zu Zeiten, Rezept-/Überweisungsabläufen und häufigen organisatorischen Fragen, enge Leitplanken, saubere Übergabe ans Team. Zuverlässig statt allwissend.
Ausbau: Erstkontakt mit Übergabe
Der Assistent sortiert Anliegen und übergibt strukturiert: Terminwunsch an die Anmeldung, Rezept-Anfrage vorbereitet, Medizinisches zum Menschen – als brauchbare Nachricht.
Vollausbau: der Assistent, der handelt
Der Assistent bucht freie Termine direkt im Terminkalender der Praxis, legt Rezept-Anfragen der Anmeldung zur Freigabe vor und empfiehlt die passende Seite oder das passende Formular. Alles in den engen Grenzen einer Praxis: nichts Medizinisches, und nur die Aktionen, die die Praxis freigegeben hat.
04Selbst ausprobieren
Der Assistent der fiktiven „Praxis Dr. Winter“. Wähl eine Frage – rechts siehst du, woher jede Antwort kommt und wann er ans Praxisteam übergibt.
Eine Simulation mit festen Antworten aus der Wissensbasis rechts. Mit echtem Sprachmodell erlebst du das bei Neo, dem Companion dieser Website – rechts unten.
Der Companion erfindet nichts: Er antwortet aus einer kuratierten Wissensbasis, die aus deinen Inhalten aufgebaut wird. Und für alles, was Urteilskraft oder Fachwissen braucht, gibt es die eingebaute Weiche zum Menschen.
Der wichtigste Teil ist der unscheinbarste: die gepflegte Wissensbasis links. Sie entscheidet, ob der Companion nützlich ist oder nur höflich.
05Technische Umsetzung
- Kern ist ein Sprachmodell mit der kuratierten Praxis-Wissensbasis als Kontext – Zeiten, Abläufe, Leistungen; bei üblichem Umfang gecacht statt über eine Vektor-Datenbank.
- Die medizinische Grenze ist doppelt verankert: als Verhaltensregel im Prompt und als Themen-Weiche im Backend – Symptom- und Diagnose-Fragen lösen immer die Mensch-Übergabe aus, im Notfall der Verweis auf 112/116 117.
- Der Assistent läuft als Komponente in der Website mit eigenem kleinen Backend; kein Fremd-Branding, kein externes Widget-Fenster.
- Patientendaten sind kein Teil der Wissensbasis; was gespeichert wird, ist vorab mit Datenschutzblick festgelegt – Datenhaltung auf EU-Server.
- Übergaben nach eurem Ablauf: Nachricht an die Anmeldung, Rezept-/Überweisungs-Formular, klar sichtbare Telefonnummern.
- Betriebskosten bleiben überschaubar: eine Antwort kostet typischerweise wenige Cent – das wird gemessen, nicht geschätzt.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.