Automatisierung & KI-Arbeitsbegleiter
Event-Anmeldeplattform custom
Die Teilnehmerliste läuft über eine Excel, die per Mail herumgeht. Aussteller schicken ihre Angaben als PDF, Workshops werden per Rückmail gebucht, und drei Tage vorher weiß niemand sicher, wer eigentlich kommt. Standard-Tools wie Eventbrite können euer Event – aber nicht euren Ablauf.
Smarter Formular-/Prozessablauf
01Intro
Die custom Anmeldeplattform ist ein gebrandeter Flow, der genau euer Event kann: Teilnehmer, Aussteller und VIPs sehen jeweils nur die Fragen, die für sie zählen; Workshop- und Bühnen-Kapazitäten werden live geführt (ausgebucht heißt: nicht mehr wählbar); Optionen, Zusatzfragen und Rechnungsangaben werden strukturiert erfasst, statt in 28 Excel-Spalten zu zerfasern. Am Ende habt ihr saubere Listen, sofortige Bestätigungen und ein Bild, das stimmt – statt einer Tabelle, die drei Leute gleichzeitig bearbeiten. Und weil es euer System ist, wächst es mit: vom Anmelde-Flow zum Vor-Ort-Check-in bis zum kleinen Event-Portal.
Ehrlich vorweg: Wenn ein Standard-Tool euren Ablauf abbildet, sagt euch das ein ehrliches Audit – dann baut man nichts Eigenes. Der Custom-Weg lohnt, wenn Integrationsmöglichkeiten, Funktionen (z. B. Mehr-Rollen-Logik) oder Branding an Grenzen stoßen. Bei Teilnehmerdaten gehört das Datenschutzkonzept (Einwilligung, Löschung, Zugriff) an den Projektanfang, nicht ins Kleingedruckte.
02Demo
Die Teilnehmer-Anmeldung zu einem fiktiven Fachkongress. Links die Excel-Liste, die heute per Mail herumgeht. Rechts der gebrandete Anmeldeflow – klick dich durch und achte darauf, dass jeder nur die Fragen sieht, die für ihn zählen.
03Ablauf
- 01
Den Anmelde-Prozess aufnehmen
Welche Rollen gibt es (Teilnehmer, Aussteller, Presse, VIP), welche Angaben braucht ihr je Rolle, wo entstehen heute die Reibungen? Der bestehende Ablauf – Excel, PDFs, Rückmails – wird sichtbar gemacht.
- 02
Rollen, Weichen und Kapazitäten definieren
Wer sieht welche Fragen? Welche Optionen sind begrenzt (Workshops, Bühnen-Slots, Kontingente)? Die Logik wird festgelegt, bevor gebaut wird – inklusive der Pflichtangaben je Rolle.
- 03
Den gebrandeten Flow bauen
Ein Anmeldeflow im Look des Events: rollenspezifisch, mit live geführten Kapazitäten und sofortiger Bestätigung samt Kalender-Datei. Mobile first – die meisten melden sich vom Handy an.
- 04
Ausgabe und Übergabe verdrahten
Saubere Listen je Rolle, Bestätigungsmails, Rechnungsangaben, Programmheft-Uploads – dorthin, wo ihr sie braucht: Tabelle, CRM, Programm-Tool. Kein Nachtippen mehr.
- 05
Am echten Event nachschärfen und erweitern
Nach dem ersten Einsatz zeigt sich, wo Teilnehmer stocken und welche Frage fehlt. Und der Flow wächst: Vor-Ort-Check-in, Freigabe-Schritte, ein kleines Event-Portal – Stufe für Stufe.
04Ausbaustufen
Der Einstieg ersetzt zuerst die schmerzhafteste Stelle – oft die Teilnehmerliste selbst.
Einstieg: der geführte Anmelde-Flow
Ein gebrandeter Flow ersetzt Excel und PDF-Rückmails; Ergebnis sind saubere Listen und sofortige Bestätigungen. Rollen und Kapazitäten schon eingebaut.
Ausbau: Validierung und Reminder
Plus Zahlungs-/Rechnungslogik, automatische Erinnerungen, Änderungs-Self-Service für Teilnehmer und Datenhaltung mit Löschkonzept.
Vollausbau: das Event-Portal
Mehrere Abläufe gebündelt: Anmeldung, Vor-Ort-Check-in, Aussteller-Uploads, Freigaben, geschützte Downloads – aus dem Flow wird ein Portal mit Login und Rollen.
05Technische Umsetzung
- Frontend: gebrandeter Anmeldeflow in eurer Event-Microsite oder als eigenständige Seite – mobil zuerst.
- Rollen- und Weichen-Logik: Jede Rolle sieht ihre Strecke; Pflichtangaben und Optionen sind je Rolle definiert.
- Kapazitäten live: Workshop- und Bühnen-Slots werden zentral geführt – ausgebucht heißt nicht wählbar, kein Doppelbuchen.
- Backend: Validierung, Zwischenspeicherung, Zusammenfassung, Weiterleitung – Datenhaltung auf EU-Server mit Löschkonzept.
- Ausgabe: saubere Listen je Rolle, Bestätigungsmails mit Kalender-Datei, Rechnungsangaben, Programm-Uploads – in Tabelle, CRM oder Programm-Tool.
- Erweiterbar zum Portal: Login, Rollen, Freigaben und geschützte Downloads sind Stufe 3, nicht Grundvoraussetzung.
zur einordnung · Diese Punkte zeigen, wie so etwas typischerweise gebaut wird – nicht, wie es bei dir gebaut werden muss. Was wirklich passt, entscheidet sich im Projekt: an deinem Bestand, deinem Team und dem, was sich danach gut pflegen lässt.